MAKALAH TENTANG SOP

( STANDARD OPERATIING PROCEDURE )

D

I

S

U

S

U

N

OLEH:

] CHANDRA DWI PUTRA (     )

] DEA GITA Q.F (    )

] LENA RAHMAWATI ( 25 )

] LENI APRILIANI ( 26 )

] LIKA NURMALIKA (  27  )

XI PEMASARAN 1

SMK NEGERI 44 JAKARTA PUSAT

A.   PENGERTIAN SOP

Standard Operatiing Procedure (SOP) merupakan suatu rangkaian tertulis mengenai suatu bisnis process dari suatu aktivitas bisnis pada perusahaan. Dengan melakukan SOP perusahaan dapat memastikan suatu aktivitas bisnis bisa berjalan sesuai dengan standard yang diharapkan. Pendokumentasian SOP diperlukan untuk menghasilkan system kualitas dan teknis yang konsisten dan mempertahankan kualitas control serta menjaga bisnis proses tetap berjalan.

B.   DASAR DASAR HUKUM SOP

1.    Undang-undang  Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063)

2.    Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan (lembaran Negara Repulik Indonesia tahun 2009 nomor 152 , tambahan lembaran Negara nomoor 5071)

3.    Permen PAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.

C.   TUJUAN DAN MANFAAT SOP

Adapun tujuan dari penyusunan SOP diantaranya :

a.          Agar petugas atau pegawai menjaga konsisitensi dan tingkat kinerja petugas atau pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

b.          Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap–tiap posisi dalam organisasi.

c.           Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas atau pegawai terkait.

d.          Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

e.          Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

f.            Memberikan keterangan tentang dokumen- dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.

Manfaat yang didapat dengan pembuatan Standar Operasional Prosedur ini diantaranya:

a.    Efisiensi Waktu, karena semua proses  menjadi lebih cepat ketika pekerjaan itu sudah terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis. Semua kegiatan karyawan sudah tercantum dalam SOP sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan selama masa kerja.

b.    Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.

c.    Kesungguhan  karyawan dalam memberikan pelayanan,  terutama  terhadap  konsistensi  waktu  kerja  sesuai  ketentuan  yang  berlaku. Ini merupakan standardisasi bagaimana seorang karyawan menyelesaikan tugasnya.

d.    Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan.

e.    Dapat digunakan sebagai sarana  acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan. Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan SOP berarti dia memiliki nilai kurang dalam melakukan layanan.

f.     Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem.

g.    Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas ketika diadakan audit. SOP yang valid akan mengurangi beban kerja. Bersamaan dengan itu dapat juga meningkatkan comparability, credibility dan defensibility.

h.    Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

i.      Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

Dalam membuat SOP diperlukan langkah-langkah

Dalam membuat SOP diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

] Melakukan observasi atau pemetaan terhadap proses kerja yang sudah berjalan atau akan berjalan

] Melakukan benchmarking bila diperlukan dengan perusahan sejenis

] Mendesign SOP sesuai dengan hasil observasi dan hasil referensi untuk menambah ketajaman dari design so

] Melakukan analisa terhadap design sop yang sudah dibuat untuk diimplementasikan

] Melakukan review SOP agar SOP yang sudah dibuat bisa dijalankan tanpa ada hambatan

D.   PRINSIP PELAKSANAAN SOP

Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut:

Þ    Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.

Þ    Komitmen.  SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

Þ    Perbaikan berkelanjutan.  Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

Þ    Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

Þ    Seluruh unsur memiliki peran penting.  Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai  yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

Þ    Didokumentasikan dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.

E.   FUNGSI SOP :

• Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
• Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
• Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
• Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
• Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

F.    KAPAN SOP DIPERLUKAN

v  SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan

v  SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak

v  Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

G.   KEUNTUNGAN ADANYA SOP

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

H.   Tujuan dari Penerapan SOP

Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan suatu proses kerja yang dirancang dari SOP. Dari setiap teori telah dikemukakan, diketahui bahwa tujuan dari SOP adalah untuk memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang memanfaatkannya dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya (digilib.petra.ac.id).

SOP dibuat untuk lingkungan kerja tertentu tergantung pada kondisi dan prosedur kerja yang sedang berlangsung. SOP sebaiknya tidak dibuat oleh satu orang tapi sekelompok orang (tim) yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di lingkungannya.

 Pembuatan SOP ini melibatkan beberapa pihak diantaranya sebagai berikut:

1. Pengurus Operasi (Operation Manager)

Pengurus Operasi akan mengarahkan seseorang penulis SOP untuk membuat SOP dengan menyediakan garis panduan. Pengurus operasi juga mengkaji semua prosedur yang digunakan sekurang-kurangnya sekali setahun bergantung kepada keadaan.

2. Penulis SOP (Procedure Writer)

Procedure Writer akan membuat SOP tersebut.

3. Manajer Kualitas (Quality Manager)

Manajer Kualitas akan memahami dan merupakan orang yang bertanggungjawab meluluskan prosedur tersebut.

4. Pengguna/pekerja (User)

Pengguna akan melaksanakan prosedur tersebut.

Tahap penting dalam penyusunan standar operasional prosedur adalah melakukan :

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi – fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.

2. Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :

o   Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.

o   Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu.

o   Spesifikasi tugas, berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik

o   Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain

o   Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.

Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah –langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.

j.     TAHAPAN PENYUSUNAN SOP

k.    TIPE SOP

Berikut macam-macam bentuk SOP yang dapat dipilih untuk digunakan :

 

1.    Simple Steps 

 Bentuk SOP ini dipakai untuk prosedur rutin yang singkat dan tidak terlalu membutuhkan  banyak keputusan.

2.    Hierarchical Steps 

 Bentuk ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10 langkah) tetapi tidak memerlukan banyak keputusan.Bentuk ini memudahkan orang yang sudah berpengalaman karena bagian dari masing-masing langkah dijelaskan secara terperinci. Sedangkan untuk orang baru, dapat memudahkan untuk mempelajari prosedur tersebut.  

3.    Graphic Procedures 

 Bentuk ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10 langkah) tetapi ini tidak memerlukan banyak keputusan, sama seperti Hierarchical Steps.

 Grafik dapat membantu menyederhanakan suatu proses dari bentuk yang panjang menjadi  bentuk yang singkat. Gambar ataupun diagram juga dapat digunakan untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.

4.    Flowchart 

 Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah prosedur dalam  pembuatan suatu keputusan. Bentuk flowchart digunakan untuk prosedur yang memiliki  banyak keputusan. Dalam pembuatan SOP bentuk

 Flowchart ini diperlukan simbol-simbol yang dapat membantu menjelaskan setiap langkah.

		untuk kegiatan operasi
		untuk kegiatan pemindahan atau transportasi
		untuk kegiatan pemeriksaan atau inspeksi
		untuk penyimpanan

Kemudian pada tahun 1947, simbol-simbol dalam flow process chart milik Gilbreth digunakan oleh ASME ketika mereka menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar yang dibuat oleh American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran proses (operation and flow process charts standard).

Dalam standar ANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang merupakan modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay). Berikut standar simbol-simbol tersebut:

		Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor, mengetik, dll.
		Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll.
		Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.
		Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di gudang, barang jadi  di staging area, penyimpanan surat-surat, dll.
		Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley  menunggu diproses lebih lanjut, menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.

l.      Simbol-Simbol Flowchart yang Umum Digunakan

Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:

		Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
		Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
		Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.
		Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’  yang menentukan bagaimana alur dalam flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
		Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih  rinci.
		Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
		Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input  atau output proses.
		Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit
		Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka.

Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.

j.     AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE

] asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan

] yang baku dalam melakukankan suatu tugas.

] Asas pertanggung ja#aban, hal ini harus dapat dipertanggung  ja#abkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.

] Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung ja#ab yang sama.

] Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.

] Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum baik secara langsung maupun tidak langsung.

] Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan #aktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.

] Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semuapihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.

] Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas

k.    PROSEDUR KERJA DALAM SOP

L. CONTOH FORMAT SOP DALAM RUMAH SAKIT

A.   JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP RUMAH SAKIT

1.    SOP pelayanan profesi : dalam hal ini terdapat dua kelompok.

§  SOP untuk aspek keilmuan adalah SOP mengenai proses kerja untuk diagnostik dan terapi, meliputi :

1.    Pelayanan medis, meliputi : Komite medik / SMF, Rawat Inap, Rawat Jalan, Pelayanan Gawat Darurat, ICCU/ICU, Kamar Bedah dan sebagainya. Contoh : SOP untuk Diagnostik/terapi

2.    Pelayanan penunjang, meliputi : Laboratorium, Radiologi, Rehabilitasi medis, Farmasi,dan sebagainya. Contoh : SOP pemeriksaan (teknis) Laboratorium

3.    Pelayanan keperawatan. Contoh : SOP/Standar asuhan Keperawatan, SOP persiapan pasien Operasi

§  SOP untuk aspek manajerial adalah SOP mengenai proses kerja yang menunjang SOP keilmuan dan pelayanan pasien non-keilmuan.

Contoh : Prosedur Dokter Jaga Ruangan, Prosedur Konsultasi Medis

2.    SOP administrasi mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja dan kegiatan – kegiatan non medis.

SOP administrasi mencakup:

                i.    Perencanaan program/kegiatan

              ii.    Keuangan

             iii.    Perlengkapan

             iv.    Kepegawaian

              v.    Pelaporan

Contoh : Prosedur Pendaftaran Pasien

B.   Pengaruh SOP Rumah Sakit

Peningkatan efisiensi dan efektifitas tersebut dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain adanya suatu guideline atau Standart Operational Procedure (SOP) misalnya, dalam hal  pemeliharan dan pemanfaatan sarana kesehatan dan alat kesehatan, kalibrasi dan pemeliharaan rutin, pelatihan tehnisi dan operator alat, sosialisasi SOP pada seluruh unit pemakai sarana dan alat kesehatan di rumah sakit yang bersangkutan serta tersedianya suku cadang.

Perencanaan pengadaan sarana dan alat kesehatan yang matang sesuai kebutuhan baik dari sisi provider maupun konsumen akan meningkatkan pemanfaatan secara optimal. Sebaliknya, jika tata laksana rumah sakit tidak sesuai dengan standart yang telah ditetapkan, akan mengakibatkan kerugian yang besar pada pasien, pengunjung, bahkan pihak rumah sakit.

C.   Tim Penyusun SOP

a.    Penulis SOP (author)

b.    Pelaksana di lapangan (employee)

c.    Pengawas lapangan (supervisor)

d.    Atasan pengawas (manager)

Jadi tujuan Pembuatan SOP adalah untuk menciptakan kepastian aturan yang diekspresikan dalam bentuk komitmen untuk melaksanakannya  sehingga akan mewujudkan kinerja yang terstruktur, sistematis dan baku yang tentunya akan berdampak kepada kemajuan instansi atau usaha.

 SOP setiap instansi/lembaga memiliki corak dan bentuk yang berbeda-beda, tergantung dari barang atau jasa yang ditawarkan. karena SOP itu di buat berdasarkan problem-problem yang muncul di lembaga tersebut baik problem yang datangnya dari  internal maupun eksternal.sehingga semua level bisnis secara tidak sadar sudah memiliki dan sudah melaksankan SOP masing-masing. Kalo SOP level bisnis paling atas  ditulis dan bukukan serta dijadikan pedoman dalam pekerjaan,  sedang level bisnis bawah sebaliknya tanpa ditulis, tanpa dibukukan hanya terdapat dalam pikiran  dan  dijadikan pedoman yang sewaktu waktu akan berupa.

M. PENUTUP

Kesimpulan yang kita ambil pada pembahasan kali ini adalah:

Setiap perusahaan/ organisasi/badan usaha dan lain-lain, sebenr nya diharuskan memiliki atau menyusun SOP. Karena SOP berperan penting dalam suatu perusahaan. Kitaa ambil contoh aturan tata tertib, jika tidak ada nya tata gtertib dalam suatu perusahaan, kemungkinan suatu perusahaan tidak bisa atau tidak layak untuk di berlakukan nya. Jika ada tata tertib dan dilakukan dengan baik. Masyarat juga menilai perusahaan tersebut hebat dan tidak dipandang ssebelah mata.

Demikian pembahasan kami tentang sop. Kurang lebih nya mohon maaf jika ada salah-salah kata. Terima kasih.